jobb just nu!

Nämndsekreterare till arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen

Generell information

Övrigt

Spara som favorit

Om arbetsplatsen

Nu söker vi dig som är strukturerad, serviceinriktad och administrativt effektiv till uppdraget nämndsekreterare på vår enhet HR och administration!

Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningens verksamhet omfattar arbetsmarknad, försörjningsstöd samt vuxenutbildning. Här finns också samordningen av kommunens operativa flyktingmottagande och vissa integrationsinsatser. Målet med förvaltningens verksamhet är att bidra till att få fler personer till egen försörjning bland annat genom olika arbetsmarknadsinsatser eller studier, ofta i samarbete med andra aktörer. Vi är vägledare på invånarnas förändringsresa.

Enheten HR och administration är en av tre stabsenheter på förvaltningen. På enheten arbetar sju personer med att ge service och stöd till politiker, medarbetare och chefer i frågor som rör HR, nämndadministration samt registratur.

Arbetsuppgifter

Är du strukturerad och serviceinriktad? Vill du arbeta i en administrativ roll i vår förvaltning? Då kanske du är den vi söker!

Som nämndsekreterare hos oss på arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen är du en av totalt två nämndsekreterare som tillsammans kommer att ha ett tätt samarbete och täcka upp för varandra. I rollen arbetar du nära såväl förvaltningens politiker som chefer och handläggare. Du ansvarar för att förbereda och genomföra nämndens sammanträden bland annat genom att upprätta dagordning, lägga handlingar på läsplatta, protokollets färdigställande, expediering av beslut och övriga för ett sammanträde förekommande arbetsuppgifter. I rollen ingår att vara ett administrativt stöd till chefer och handläggare vad gäller kvalitetssäkra handlingar, ge stöttning i juridiken om offentlig förvaltning och sekretess. Hantering av inkommande frågor och synpunkter från allmänheten ingår också i arbetsuppgifterna.

Du fungerar som stöd till förvaltningsledningen i deras planering, genomförande och uppföljning av möten samt andra förvaltningsgemensamma aktiviteter. I uppdraget ingår även att ansvara för, kvalitetssäkra och utveckla ärendeprocessen och arkivfrågor. Registrator uppgifter ingår i arbetet som till exempel posthantering och utlämnande av allmänna handlingar samt hantera nämndes epostlåda.

I rollen ingår att vara kontaktansvarig för GDPR. I det ingår att informera chefer och medarbetar i förvaltningen om de förändringar som sker och utifrån det utveckla arbetsrutiner och processer inom personaladministration samt följa upp att lagen efterföljs.


Kvalifikationer

Vi söker dig med avslutad högskoleexamen inom det samhällsvetenskapliga området alternativt arbetslivserfarenhet eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Relevant utbildning kan exempelvis vara inom offentlig förvaltning, statsvetenskap, arkiv- och informationsvetenskap, systemvetenskap. Har du dessutom högskolepoäng inom juridik för offentlig förvaltning eller erhållit kunskap via arbetserfarenhet inom dessa områden, ser vi det som mycket positivt. Vi vill att du har tidigare erfarenheter av sekreteraruppgifter och vi ser gärna att du har tidigare erfarenhet av rollen som nämndsekreterare, dock inom de närmaste tre åren. Har du erfarenhet och kunskap om politiskt styrd organisation är en fördel.

I arbetet innebär många kontakter vilket ställer krav på mycket goda kunskaper i svenska, både att uttrycka sig i tal och skrift. Din datormognad är avancerad och den har du fått genom tidigare erfarenheter. Har du även erfarenhet av ärendehanteringssystemet LEX, vilket är vårt ärendehanteringssystem, är det meriterande. Har du kunskaper om GDPR för att praktiskt arbeta med dessa frågor ser vi som starkt meriterande.

Dina personliga egenskaper är minst lika viktiga för oss och verksamhetens framgång. Du trivs att arbeta självständigt såväl som tillsammans med andra. För att trivas i rollen är du initiativrik och som person engagerad och tycker om struktur, ordning och reda. Du har förmåga att skapa och upprätthålla goda relationer och inge förtroende. För att kunna serva nämnden behöver du ibland vara flexibel och ha förmåga att prioritera.

Välkommen med din ansökan!

Anställningens omfattning

Snarast enligt överenskommelse
Tillsvidare.

Ansökan

Referensnummer:   5381

Gör ansökan

Anställning

Arbetstid: Dagtid.

Övrigt

Bifoga gärna dina examensbetyg eller andra utbildningsbetyg med ansökan.
Eskilstuna kommunkoncern är Sörmlands största arbetsgivare. Vi har helhetssyn i vårt samhällsuppdrag och vi gör skillnad varje dag genom att fokusera på goda hållbara möten med invånare, brukare och kunder.

I Eskilstuna finns driv och framåtanda. Vi har under många år bedrivit ett målmedvetet och brett jämställdhetsarbete och är stolta över att ha tilldelats Svenska jämställdhetspriset. Vi är också en av Sveriges miljöbästa kommuner som tänker hållbart i alla led, vi välkomnar olikheter och har modet att gå vår egen väg. Alla 9 000 medarbetare och ledare utvecklas i Modigt medarbetarskap/ledarskap och Modiga idéer.

Nu söker vi dig som vill vara med och utveckla Eskilstuna till en ännu bättre stad att bo, leva och verka i. Välkommen att göra skillnad!

Vi ber dig söka tjänsten via länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar. Det är viktigt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den ligger till grund för vårt urval. Om du lämnar in ansökan på annat sätt är det viktigt att du anger annonsens referensnummer.

För att möta morgondagens utmaningar vill Eskilstuna kommunkoncern ha mångfald och välkomnar medarbetare med olika bakgrund. Vi arbetar för att våra arbetsplatser ska vara tillgängliga för alla.

Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet, men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.